为什么每个企业都应该有一个备灾计划&如何创建一个

2017年6月25日

Val DuVernet

灾难随时随地都可能发生。从野火、泥石流、飓风到洪水、龙卷风和地震，自然灾害有时会在瞬间袭来。

这还不包括其他可能使您的业务陷入停顿的灾难、紧急情况和事件，例如全球COVID-19大流行、德克萨斯州边境的人道主义危机、停电、危险物质事件、内乱、大规模枪击或爆炸事件。

这些灾难中有许多会对您的医疗机构、您的患者、您的员工、他们的家人和您所服务的社区产生重大影响。这就是防灾准备发挥作用的地方。

从这个角度来看待灾难可能会有所帮助:风险=威胁x脆弱性x后果。¹

因此，在减少或消除导致风险的因素(威胁、脆弱性和/或后果)方面做得越多，就越能降低风险。以这种方式看待你的风险，你就会对你需要考虑的因素进行尽职调查可以控制。

虽然你可能无法减少威胁对于灾难，您可以采取措施，通过计划紧急情况来减少您的设施的脆弱性。这样做，你可以减少短期和长期的后果，增强你在灾难发生后的复原力——从而降低你的风险。

一个谨慎的组织应该开始做好准备之前灾难或危机来袭。专家一致认为，提前计划和备灾会对公司有效处理紧急情况的能力产生重大影响。

准备好开始了吗?继续读下去。

制定灾难计划之前危机来袭

如果你还没有，现在就挤出时间，之前危机来袭，为你的诊所或设施制定一个灾难计划。

在备灾方面，临场发挥是行不通的。你的公司能多快恢复业务取决于今天所做的应急计划。

当灾难来袭时，遵循这些应急响应指南作为你的行动计划。

提前准备好物品，以便在必要时提供基本的医疗护理。这个包应该包括一些基本的医疗用品和设备，你将存储在一个安全，易于获取的位置。

至少，您的工具包应包括以下内容:²

根据紧急情况，你可能需要撤离。提前研究一下，如果你的主要诊所遭到破坏或不再运作，你可以继续照顾病人的潜在地点。

你可能还想买一台发电机，以备你长时间断电时使用。

如果您的医疗保健组织提供设施内住院护理(如长期护理设施)，请评估并决定就地庇护(SIP)规定。这样做可以帮助你在灾难发生时做好准备(比如洪水或长时间停电)。

如果紧急救援人员、供应商和员工无法进入您的社区，您还应该确定您的计划。

现在，超过80%的医生实践使用电子健康记录，因此维护和保护这些患者数据对您的机构仍然至关重要。^3.

您应该依靠多种备份方法来实现冗余，将备份存储在非站点位置。此外，确保你和你的员工可以轻松访问记录，这样你就可以继续提供高质量的护理和治疗。

备份选项包括:

尽管基于云的/异地备份选项提供了更好的自然灾害保护，但它们需要大量的互联网带宽才能有效地传输数据。

因此，如果您的互联网服务在灾难期间宕机，可能会影响您的数据备份和检索。^3.

因为危机会影响到各个层面的员工，所以在计划紧急情况时要采取团队合作的方式。从一开始就让员工参与进来。定期与全体员工一起审查备灾计划的细节。

维护所有员工的最新紧急联系人列表，包括个人联系信息，如手机号码和电子邮件地址。在灾难中，您可能需要这些信息来共享重要的通信。

指定关键员工，志愿者覆盖范围以及如何满足员工的需求，如上下班交通。⁴

在紧急情况发生期间和之后进行沟通可能会带来许多挑战。确定在危机中如何与患者、住院医师、现场访客、家庭成员和社区沟通。

为每个关键受众创建不同的消息，因为他们的信息需求会有所不同。主动听取你的意见会让你的听众知道发生了什么，你正在采取什么措施来处理这种情况，也会让他们放心，你正在尽你所能。

规划各种沟通方法，包括:⁴

直拨电话线路:为呼入和呼出建立多条独立的线路
手机:你可以在手机上预先设置重要的联系信息，并将其用于紧急呼叫、短信和语音邮件。如果电脑不能上网，你也可以用手机作为热点
通信应用程序:考虑使用Facebook Messenger和WhatsApp等手机应用程序作为替代(或补充)通信方式，尤其是在固定电话无法使用的情况下
电子邮件:您可以通过内部电子邮件列表轻松划分受众，例如员工、患者、供应商等。
社交媒体:Ready.gov提供了一个企业应急准备社交媒体工具包随着安全和准备信息准备定制和分享在您的公司的社交媒体渠道。您还可以找到针对一些常见紧急情况(如洪水、飓风和停电)的特定工具包。通过使用图像、图形和表情符号，从视觉上考虑更吸引人的社交媒体帖子。并使用热门话题标签和你的地理位置
收音机:无线电在医疗机构或应急组织之间的通信中会派上用场。手持式无线电(具有单独的频率)为现场员工内部使用提供了可靠的选择
电话通知系统:当你需要与大众交流时(比如你的当地社区)，可以考虑Everbridge和Send Word Now这样的服务提供商